Herinnering per factuur of per situatie van de klant

Dit artikel legt je het verschil uit tussen herinningen uitsturen per factuur of een herinnering voor de totale situatie van een klant. 

Standaard gebruikt Clearnox de herinnering per factuur: we groeperen alle boekingslijnen die hetzelfde herinneringsniveau hebben en we versturen die in dezelfde e-mail of brief.

In het voorbeeld hieronder, zal de klant 3 herinneringen krijgen (op basis van de geconfigureerde scenario's):

• Een herinnering R4 met de 5 eerste boekingen van het rekening-overzicht,
• Een herinnering R3 met boeking 1124847,
• Een herinnering R1 met boeking  1126675. 

Een credit-boeking zal enkel worden opgenomen in de herinnering als die op hetzelfde herinnerings niveau zit als de facturen in de herinnering.  

Kan je een herinnering uitsturen met het volledige rekening-overzicht van de klant?

Je kan alle openstaande boekingen in 1 herinnering versturen door te kiezen voor de optie herinnering volgens situatie van de klant.

Wanneer je de optie "Herinnering volgens situatie van de klant" wil activeren, stuur dan een mailtje naar support Clearnox [email protected]. 

Eens deze optie geactiveerd is, kan je gaan naar Instellingen > Bijkomende opties om de functionaliteit te activeren voor je dossier via "Scenarios: herinnering volgens rekening-situatie". 

Opgelet: wanneer je reeds klanten hebt herinneringen verstuurd kan je dit niet meer activeren. Contacteer in dat geval Clearnox suport [email protected] die je zal verder helpen.

Hoe werkt de herinnering volgens rekening-situatie?

Eens de optie actief is, worden alle laattijdige facturen van je klant opgenomen in dezelfde herinnering.  Het herinnerings-niveau is het hoogste niveau van alle geselecteerde boekingen.

Met hetzelfde voorbeeld van hierboven wordt dit:

• De klant krijgt een herinnering van niveau R4 met de 7 boekingen uit zijn rekening-overzicht.

Na het versturen van deze herinnering, zullen alle boekingen op hetzelfde niveau R4 staan.

Zelfs wanneer de klant de facturen betaald die op niveau R3 waren (de eerste 5 in het overzicht), blijven de boekignen die op een eerder niveau waren op niveau R4 en zullen de volgende keer een herinnering van type R5 krijgen.