Factuurgeschillen beheren

Een doeltreffend beheer van geschillen is essentieel om de klantrelatie te behouden en betalingsachterstanden te beperken. In Clearnox kan je een klant of een boeking in geschil registreren om de betwisting op te volgen, de acties van de verschillende betrokkenen te coördineren en de incassoacties aan te passen totdat het is opgelost.

Een factuurgeschil aanmaken

Wanneer een specifieke factuurboeking door de klant wordt betwist, zonder dat dit gevolgen heeft voor de volledige klantenrekening, kan je de betreffende boeking als betwist markeren.

Klik vanuit het Rekening-overzicht van de klant op het pictogram + in de kolom Geschil van de betreffende factuur. Bestaat er al een geschil, klik dan op de indicator G om de gegevens ervan te bekijken of te bewerken.

In het venster voor het aanmaken van een geschil kan je:

• een motief voor het geschil selecteren;
• een opmerking toevoegen om meer context te geven of de te ondernemen acties te specificeren.

Je kan ook voor meerdere facturen tegelijk geschillen aanmaken. Selecteer hiervoor een of meer facturen, of alle facturen, in het Rekening-overzicht en gebruik vervolgens het menu Acties > Geschillen aanmaken.

Na bevestiging wordt het geschil weergegeven in de kolom Geschil van de betreffende facturen in het Rekening-overzicht.

Een factuurgeschil bewerken of verwijderen

De gegevens van een geschil kunnen op elk moment worden bijgewerkt, zodat ze de voortgang van de gesprekken met je klant weerspiegelen. Zodra een geschil is opgelost of niet langer relevant is, kan je het ook verwijderen.

Klik vanuit het Rekening-overzicht op de indicator G in de kolom Geschil van de betreffende factuur. Je kan vervolgens de reden van het geschil en/of de opmerking bewerken. Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan.

Om het geschil te verwijderen, klik je op de knop “Het geschil verwijderen” linksonder in het venster.

Je kan een geschil ook bewerken of verwijderen via de pagina voor het opvolgen van geschillen, met de acties die beschikbaar zijn in de kolom “Acties”.

Hebben geschillen invloed op herinneringen?

Nee, facturen die als betwist zijn gemarkeerd, blijven standaard opgenomen in individuele en massale herinneringen. Ze worden dus nog steeds meegenomen wanneer herinneringen worden verzonden, tenzij je ervoor kiest ze handmatig uit te sluiten.

Betwiste klanten en facturen blijven echter gemakkelijk herkenbaar, zodat je ze indien nodig kunt uitsluiten van herinneringen.

• Op de pagina Neem actie per scenario worden betwiste facturen aangeduid met een kruisvormig pictogram naast de betreffende factuur en de naam van de klant.
  

• Op de pagina Actie per criteria worden facturen met een geschil aangeduid met een waarschuwing.

Factuurgeschillen opvolgen