Plan je exports

Clearnox laat je toe om het exporteren van je gegevens te automatiseren. De bestanden worden geplaatst op een FTP- of SFTP-server op een moment dat jij kiest, zodat je ze makkelijk kunt koppelen aan je BI-, ERP-, CRM-systemen of andere tools.

In dit artikel leggen we uit hoe je geplande exports instelt. Wil je weten welke gegevens je kunt exporteren? Check dan dit artikel: Ontdek welke gegevens je kunt exporteren.

De bestemming van de bestanden instellen

De eerste stap is aangeven waar de gegenereerde bestanden geplaatst moeten worden.

    1. Als beheerder van het account ga je naar Instellingen> Geplande exports,

    2. Klik in het deel "Document bestemming" op de knop "Voeg toe"

    3. Vul de info van je SFTP- of FTP-server in en klik op "OPSLAAN"

Je ziet nu een regel verschijnen onder “Document bestemming”.

Test of je schrijfrechten werken op de server met de ingevulde info (host, poort, gebruiker, wachtwoord). Als de verbinding mislukt, kunnen bestanden niet op de server geplaatst worden.

Je geplande exports instellen

Nu moet je je geplande export instellen.

    1. Ga opnieuw naar Instellingen> Geplande exports en klik bij “Exportplanning” op "TOEVOEGEN"

    2. Vul de gevraagde info in en klik op "OPSLAAN":

• Naam: de naam van de export, handig om in Clearnox terug te vinden
• Gegevenstype: kies uit de beschikbare Clearnox-gegevens. Zie welke gegevens je kunt exporteren
• Document Bestemming: kies één van de eerder ingestelde bestemmingen
• Bestandsnaam (zonder extensie): naam van het bestand dat op de server wordt gezet (.zip met de export in gekozen formaat)
• Formaat: EXCEL of CSV
• Tijdschema: op welke weekdagen de export op de server gezet wordt

    3. Klik op de knop "BEWAAR"

Er verschijnt nu een regel in de lijst van “Exportplanning”.

Je geplande exports terugvinden

Zodra je export ingesteld is, wordt die automatisch aangemaakt op de ingestelde dagen tussen 2u en 3u ’s nachts (UTC).

Log in op de ingestelde server en ga naar de opgegeven map om daar het .zip-bestand met je gegevens terug te vinden.

Hieronder zie je een voorbeeld van wat er in zo’n zip kan zitten – in dit geval van 1/04/2025 voor een export van boekingen, "wie moet wat", en klanten.