Maak je incassodossiers aan

Als er na alle herinneringen via Clearnox nog steeds niet betaald is, raden we aan om een formele ingebrekestelling naar de klant te sturen en eventueel een incassoprocedure te starten. 

Clearnox maakt het je makkelijk om een incassodossier samen te stellen dankzij een simpele en duidelijke interface. 

Hoe stel je een incassodossier samen? 

Begin met het opsporen van klanten met één of meerdere onbetaalde facturen die al vaak herinnerd zijn (bijvoorbeeld niveau H5), met behulp van de filters op pagina’s zoals “Wie is je hoeveel schuldig?” of de opvolging van vervaldata. 

Je kunt ook zoeken op klant of factuur om direct naar de klantfiche te gaan.

    1. Ga naar het rekeningoverzicht en selecteer de posten waarvoor je een incassodossier wilt aanmaken.

    2. Klik op de knop “Incassodossier”.

    3. In het pop-upvenster zie je dat de klant en de post op ‘Stop herinnering’ gezet worden, tenzij je dat zelf uitvinkt. 

Als je de optie “Zet status van de post op invordering” aanvinkt, dan krijgt de post de status ‘in incasso’ en zie je het ⚖️-icoon erbij staan.

    4. Klik op de knop “Genereren” om het dossier te exporteren.

    5. Zodra het exportbestand klaar is, krijg je een melding om het te downloaden. 

Als je zelf wil kiezen hoe je verwittigd wordt wanneer het dossier klaar is:

- Klik op je naam rechts bovenaan de pagina.

- Klik op “Instellingen”, zoek in de rubriek ‘Notificatie-instellingen’ naar de optie ‘Exports’ en kies je voorkeursmelding.

6. Klik op de naam van het .zip-bestand om het incassodossier te downloaden. 

Wat zit er in het incassodossier? 

In het gedownloade .zip-bestand vind je: 

• Een Excel-bestand dat de naam van de klant en de exportdatum bevat. Hierin vind je info over de klant en de betreffende posten, plus de bestandsnamen van de facturen en herinneringen.

• De facturen in pdf die bij de geselecteerde posten horen, als ze in Clearnox staan.

• De herinneringsactiviteiten in pdf: de eerste pagina is een overzicht en de tweede de inhoud van de herinnering. 

Wil je gebruikmaken van de incassodienst Gcollect? Klik dan op deze link: Ontdek de Gcollect-dienst om je in te schrijven. 

Gebruik je Gcollect al? Stuur dan het geëxporteerde .zip-bestand via e-mail naar recouvrement@gcollect.fr en vermeld je Ondernemingsnummer in het onderwerp van de mail.

Ik heb per ongeluk een post op ‘incasso’ gezet. Kan ik dat ongedaan maken? 

Ja hoor, je kan die status verwijderen via het rekeningoverzicht door op het icoontje ⚖️  te klikken.

Bevestig dan gewoon in het pop-upvenster dat je de incassostatus wil verwijderen. 

In het artikel Je incassodossiers opvolgen lees je hoe je dit allemaal makkelijk kunt beheren.