Constituer vos dossiers de recouvrement

Après toutes les relances effectuées par Clearnox, si la facture demeure impayée, il est recommandé d'envoyer une mise en demeure au client et de lancer une procédure de recouvrement contentieux si nécessaire. 

Clearnox vous facilite la constitution du dossier de recouvrement avec une interface simple et intuitive. 

Comment constituer un dossier de recouvrement ? 

Commencez par identifier les clients qui ont une ou plusieurs factures impayées avec un niveau de relance élevé (par exemple R5) grâce aux filtres proposés dans les différentes pages de suivi comme le Qui vous doit quoi ? ou le suivi des échéances. 

Vous pouvez également utiliser la recherche par client ou par facture pour arriver sur la fiche du client concerné.

    1. Depuis la situation de compte, sélectionnez les écritures pour lesquelles vous souhaitez créer un dossier de recouvrement.

    2. Cliquez sur le bouton "Dossier de recouvrement".

    3. La fenêtre de dialogue indique que le client et l'écriture seront placés en Stop relance, sauf si vous décochez ces options. 

Si vous conservez l'option "Placer le statut des écritures en recouvrement", l'écriture sera en recouvrement, une icône ⚖️ apparaîtra sur l'interface.

    4. Cliquez sur le bouton "Générer" pour lancer l'export du dossier.

    5. Quand l'export est prêt, vous receverez une notification en temps réel pour le télécharger. 

Pour choisir le type de notification qui vous sera envoyé lorsque le dossier sera prêt:
- Cliquez sur votre nom en haut à droite de la page. 
- Cliquez sur "Configuration", dans la section 'Paramètres de notifications', cherchez l'option 'Exports' et activez le type de notification de votre choix.

6. Cliquez sur le nom du fichier .zip pour télécharger le dossier de recouvrement. 

Le contenu du dossier de recouvrement 

Dans le fichier .zip téléchargé, vous retrouvez : 

• Un fichier excel dont le nom est constitué du nom du client et la date de l'export, on y retrouve les infos du client et des écritures concernées, ainsi que le nom des documents de factures et des activités de relance.

• Les factures .pdf associées aux écritures sélectionnées, si les factures sont présentes dans Clearnox.

• Les activités de relance en .pdf, la première page du fichier est une synthèse de l'activité et la deuxième le contenu de la relance. 

Si vous souhaitez utiliser le service de recouvrement Gcollect, cliquez sur le lien Découvrir le service Gcollect pour souscrire au service. 
Si vous utilisez déjà le service Gcollect, envoyez le fichier .zip exporté par email à l'adresse recouvrement@gcollect.fr en précisant votre SIREN dans l'objet du message.

J'ai marqué une écriture en recouvrement par erreur, puis-je retirer ce statut ? 

Oui, vous pouvez enlever le statut de recouvrement à partir de la situation de compte en cliquant sur l'icône ⚖️ 

Confirmez le retrait du statut de recouvrement dans la pop-up qui s'affiche. 

L'article Suivre vos écritures en recouvrement vous explique comment suivre facilement vos dossiers de recouvrement.