Configurer vos scénarios

Vous avez créé vos profils clients, vous pouvez désormais paramétrer vos scénarios de relance et les associer à vos profils clients !

Les scénarios vous permettent de définir les actions de relance à mener par étape : prévenance, relance et remerciement, et ce pour chaque type de client et aussi de choisir si vous optez pour une relance automatisée ou non.  

Lors de la création de votre compte et après une 1ère synchronisation des données, deux scénarios de relance sont proposés par défaut pour le profil client "Standard" adaptés aux clients avec et sans adresse mail. 

Nous recommandons de créer autant de scénario que de profils clients existants, pour prendre en compte tous les clients dans la relance. 

Nous aborderons ci-dessous les étapes à suivre pour créer un scénario et ensuite le modifier.  

Créer un scénario

Au préalable, il faut créer vos profils client. 

•  Depuis la page des scénarios (Configurer > Scénarios) cliquez sur le bouton "Ajouter un scénario" :

•  Une pop-up s'ouvre, vous demandant de sélectionner le profil client pour lequel vous souhaitez ajouter un nouveau scénario.
  

• Vous pouvez ensuite choisir entre utiliser les modèles existants ou générer des nouveaux modèles :

           1. Utiliser les modèles existants : le scénario créé aura les mêmes étapes et modèles associés au profil choisi (Standard dans l'exemple ci-dessous).

           2. Ne pas utiliser les modèles existants : le scénario sera créé et de nouveaux modèles seront générés pour le profil sélectionné. 

• Cliquez sur le bouton "Ajouter le scénario".

•  Vous êtes maintenant de retour sur la page de configurations des scénarios, et deux lignes se sont créées pour le profil sélectionné : un scénario pour les clients ayant au moins une adresse mail, et un scénario pour ceux qui n'en n'ont pas (excluant de ce fait toutes les actions possibles par email). 
  
  

• Il ne vous reste plus qu'à personnaliser les étapes du scénario si c'est nécessaire.
  
  
  

Modifier un scénario

• Pour éditer un scénario, cliquez sur les petits écrous à droite de la ligne qui vous intéresse :

• Vous accédez maintenant à la page de configuration pour le scénario sélectionné : 

Les étapes.

Il est possible d'activer jusqu'à 7 étapes : 

• 1 prévenance →  cette action vous permet de prévenir votre client que l’échéance de sa facture est imminente. 

  La prévenance est déclenchée X jours (à définir dans la zone Envoyer à J- ) avant la date d'échéance de la facture 
  
  

  Lors des relances, les avoirs ne sont jamais inclus dans les prévenances. Ils sont néanmoins pris en compte dès le premier niveau de relance.

   
• Jusqu'à 5 relances → les factures échues seront ainsi relancées en fonction de leur niveau de relance.
  La relance de niveau 1 (R1) est déclenchée x jours après la date d'échéance (à définir dans la zone Envoyer à J+ ) . Quant aux relances de niveau 2 (R2), niveau 3 (R3), niveau 4 (R4) et niveau 5 (R5), elles seront déclenchées X jours (à définir dans la zone Envoyer à J+ ) après la réalisation de la relance du niveau précédent.
  
  

• 1 remerciement →  afin de prévenir votre client de la réception de son dernier règlement.
  Le remerciement est déchenché X jours (à définir dans la zone Envoyer à J+ ) après la date du règlement. Ce règlement doit être lettré avec la ou les factures dans votre comptabilité.
  
  

Les canaux de communication (Médias) 

Il existe 4 canaux de communication dans Clearnox : l'email, le courrier, le téléphone et la catégorie "autre". 

Si les actions sont de type email ou voie postale, il est nécessaire d'y attacher un modèle de relance.

La relance automatique.

Cette fonctionnalité peut ne pas être disponible dans le pack que vous avez souscrit, si vous souhaitez en bénéficier, veuillez contacter le service commercial accountmanagers@clearnox.com

La fonctionnalité "Envoi auto" permet d’envoyer automatiquement toutes les actions de relance, pour lesquelles le choix se positionne sur “Oui”.

Celles-ci sont envoyées tous les jours dans la nuit de 1h à 2h UTC.