Configureer je scenarios

Je hebt je klantprofielen aangemaakt. Nu kun je je herinneringsscenario’s instellen en deze koppelen aan je klantprofielen!

Met scenario's kun je de acties voor herinneringen per stap instellen: waarschuwing, herinnering en bedankje, per klanttype en kun je kiezen of je automatische herinneringen wilt gebruiken of niet.

Bij het aanmaken van je account en na de eerste synchronisatie van gegevens worden standaard twee herinneringsscenario's voorgesteld voor het klantprofiel "Standaard", aangepast voor klanten met en zonder e-mailadres.

We raden aan om voor elk klantprofiel een eigen scenario aan te maken, zodat alle klanten worden opgenomen in je aanmaningsproces.

Hieronder overlopen we de stappen om een scenario aan te maken en vervolgens aan te passen.

Een scenario aanmaken

Zorg ervoor dat je je klantprofielen hebt aangemaakt.

•  Ga naar de pagina met scenario's (Opvolgen> Scenario's) en klik op de knop "Voeg scenario toe":

•  Er verschijnt een pop-up waarin je het klantprofiel kunt selecteren waarvoor je een nieuw scenario wilt toevoegen.

• Kies daarna of je bestaande modellen wilt gebruiken of nieuwe modellen wilt aanmaken:

           1. Bestaande modellen gebruiken: het aangemaakte scenario heeft dezelfde stappen en modellen als het gekozen profiel (in dit voorbeeld "Standaard").

           2. Geen bestaande modellen gebruiken: het scenario wordt aangemaakt met nieuwe modellen voor het geselecteerde profiel.

• Klik op de knop "Voeg scenario toe".

• Je bent nu terug op de configuratiepagina voor scenario's, en er zijn twee rijen aangemaakt voor het geselecteerde profiel: één scenario voor klanten met een e-mailadres en één scenario voor klanten zonder e-mailadres (alle e-mailacties worden hierbij uitgesloten).

• Je kunt nu indien nodig de stappen van het scenario aanpassen.

Een scenario bewerken

• Om een scenario te bewerken, klik je op het tandwieltje rechts van de gewenste rij:

• Je komt nu op de configuratiepagina voor het geselecteerde scenario.

De stappen

Je kunt tot 9 stappen activeren:

• 1 Kennisgeving→ Hiermee kun je de klant waarschuwen dat de factuur binnenkort vervalt. De kennisgeving wordt verstuurd X dagen (in te stellen in het veld Versturen op J-) vóór de vervaldatum van de factuur. Met andere woorden bij het invullen van de waarde 0 zal de kennisgeving nooit verstuurd worden.

  Bij kennisgevingen worden creditnota's nooit opgenomen in waarschuwingen. Ze worden wel meegenomen vanaf het eerste herinneringsniveau. 

 Van zodra de vervaldatum van een factuur bereikt is, zal de kennisgeving nooit meer verstuurd worden. Vanaf dan kunnen er enkel nog herinneringen verstuurd worden.

• Tot 7 herinneringen → Vervallen facturen worden herinnerd op basis van het herinneringsniveau. Herinnering niveau 1 (H1) wordt X dagen na de vervaldatum verstuurd (in te stellen in het veld Versturen op J+). Herinneringen niveau 2 (H2), niveau 3 (H3), niveau 4 (H4), en niveau 5 (H5) worden X dagen na de vorige herinnering verstuurd.

• 1 Bedanking → Hiermee laat je de klant weten dat de laatste betaling ontvangen is. Het bedankje wordt X dagen na de betalingsdatum verstuurd. Deze betaling moet in je boekhouding gekoppeld zijn aan de factuur(s).

Communicatiekanalen (media)

Er zijn 4 communicatiekanalen in Clearnox: e-mail, post, telefoon en "anders".

Voor e-mail- en brieven moet je een template toevoegen.

Automatische herinnering

Deze functie is mogelijk niet inbegrepen in je pakket. Wil je dit gebruiken, neem dan contact op met de salesafdeling via accountmanagers@clearnox.com.

Met de "Automatisch versturen" functie worden alle herinneringen automatisch verstuurd voor acties waarbij je "Ja" hebt gekozen.

Deze worden elke nacht verstuurd tussen 1 en 2 uur UTC.

De afzenders

Kies de default afzender in de verschillende stappen van het scenario.

1. Wanneer de optie 'automatische verzending' niet geactiveerd is voor deze stap kan je een afzender kiezen uit de volgende lijst: de gebruiker die momenteel verbonden is, een gebruiker uit de lijst van de gebruikers of een e-mail adres verbonden aan het gepersonaliseerd domein dat je gekozen hebt.

2. Wanneer je de optie 'automatisch versturen' gekozen hebt, kan je een standaard afzender kiezen voor de automatische en de manuele verzending.  De voorgestelde lijst voor de automatische verzending is identiek aan die van de manuele verzending, zonder de optie om te kiezen voor de huidige gebruiker.

De mails worden standaard verstuurd met noreply@clearnox.com. Om je naam, voornaam, bedrijfsnaam toe te voegen kan je dit onderaan toevoegen met de bijhorende tags : %nl_mijn_voornaam%, %nl_mijn_naam%, %nl_mijn_bedrijf%. 

De oneindige herinnering

Wanneer een item de laatste stap van het scenario bereikt, bereikt het het maximale herinneringsniveau en wordt het niet verder herinnerd.

Om deze items te blijven herinneren zolang ze niet betaald zijn, kun je de optie voor oneindige herinnering inschakelen bovenaan de configuratiepagina van elk scenario.

De laatste stap van het scenario zal oneindig worden herhaald, of het nu gaat om een herinnering via telefoon, post of e-mail. We raden aan om e-mail te gebruiken voor de laatste stap van het scenario, omdat het gemakkelijker in bulk te verzenden is.

De oneindige herinnering beïnvloedt niet het herinneringsniveau van het item, dat het maximale herinneringsniveau van het scenario blijft. 
Je kunt echter het aantal herinneringen van het item zien op de detailpagina van het item, toegankelijk vanuit de rekeningoverzicht op de klantenfiche.