Configureer je scenarios

Je hebt je klantprofielen aangemaakt. Nu kun je je herinneringsscenario’s instellen en deze koppelen aan je klantprofielen!

Met scenario's kun je de acties voor herinneringen per stap instellen: waarschuwing, herinnering en bedankje, per klanttype en kun je kiezen of je automatische herinneringen wilt gebruiken of niet.

Bij het aanmaken van je account en na de eerste synchronisatie van gegevens worden standaard twee herinneringsscenario's voorgesteld voor het klantprofiel "Standaard", aangepast voor klanten met en zonder e-mailadres.

We raden aan om voor elk klantprofiel een eigen scenario aan te maken, zodat alle klanten worden opgenomen in je aanmaningsproces.

Hieronder overlopen we de stappen om een scenario aan te maken en vervolgens aan te passen.

Een scenario aanmaken

Zorg ervoor dat je je klantprofielen hebt aangemaakt.

•  Ga naar de pagina met scenario's (Opvolgen> Scenario's) en klik op de knop "Voeg scenario toe":

•  Er verschijnt een pop-up waarin je het klantprofiel kunt selecteren waarvoor je een nieuw scenario wilt toevoegen.

• Kies daarna of je bestaande modellen wilt gebruiken of nieuwe modellen wilt aanmaken:

           1. Bestaande modellen gebruiken: het aangemaakte scenario heeft dezelfde stappen en modellen als het gekozen profiel (in dit voorbeeld "Standaard").

           2. Geen bestaande modellen gebruiken: het scenario wordt aangemaakt met nieuwe modellen voor het geselecteerde profiel.

• Klik op de knop "Voeg scenario toe".

• Je bent nu terug op de configuratiepagina voor scenario's, en er zijn twee rijen aangemaakt voor het geselecteerde profiel: één scenario voor klanten met een e-mailadres en één scenario voor klanten zonder e-mailadres (alle e-mailacties worden hierbij uitgesloten).

• Je kunt nu indien nodig de stappen van het scenario aanpassen.

Een scenario bewerken

• Om een scenario te bewerken, klik je op het tandwieltje rechts van de gewenste rij:

• Je komt nu op de configuratiepagina voor het geselecteerde scenario.

De stappen

Je kunt tot 7 stappen activeren:

• 1 Kennisgeving→ Hiermee kun je de klant waarschuwen dat de factuur binnenkort vervalt. De kennisgeving wordt verstuurd X dagen (in te stellen in het veld Versturen op J-) vóór de vervaldatum van de factuur.

  Bij kennisgevingen worden creditnota's nooit opgenomen in waarschuwingen. Ze worden wel meegenomen vanaf het eerste herinneringsniveau.

• Tot 5 herinneringen → Vervallen facturen worden herinnerd op basis van het herinneringsniveau. Herinnering niveau 1 (R1) wordt X dagen na de vervaldatum verstuurd (in te stellen in het veld Versturen op J+). Herinneringen niveau 2 (R2), niveau 3 (R3), niveau 4 (R4), en niveau 5 (R5) worden X dagen na de vorige herinnering verstuurd.

• 1 Bedanking → Hiermee laat je de klant weten dat de laatste betaling ontvangen is. Het bedankje wordt X dagen na de betalingsdatum verstuurd. Deze betaling moet in je boekhouding gekoppeld zijn aan de factuur(s).

Communicatiekanalen (media)

Er zijn 4 communicatiekanalen in Clearnox: e-mail, post, telefoon en "anders".

Voor e-mail- en brieven moet je een herinneringssjabloon toevoegen.

Automatische herinnering

Deze functie is mogelijk niet inbegrepen in je pakket. Wil je dit gebruiken, neem dan contact op met de salesafdeling via accountmanagers@clearnox.com.

Met de "Automatisch versturen" functie worden alle herinneringen automatisch verstuurd voor acties waarbij je "Ja" hebt gekozen.

Deze worden elke nacht verstuurd tussen 1 en 2 uur UTC.