Geavanceerde personalisatie van scenario-stappen

Er zijn tal van configuratie-opties beschikbaar, zodat je je herinneringen kunt aanpassen aan je interne betalingsopvolging.

Vanuit de pagina Instellingen > Scenario’s, klik je op het potlood icoon in de kolom ‘Acties’ 

De scenario-configuratiepagina wordt weergegeven. Beweeg uw muis over de gewenste stap aan de linkerkant van het scherm en klik erop. Aan de rechterkant verschijnt een zijpaneel waarin u de scenario-stap kunt instellen.  

Media

• Binnen Clearnox zijn er 4 communicatiekanalen, ook wel ‘media’ genoemd: e-mail, post, telefoon en ‘overig’. Het laatste kanaal wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer een herinnering tijdens een klantvergadering wordt gegeven. 

Templates

• Voor acties van het type e-mail of post is het nodig om een herinneringstemplate te kiezen.

Herinnering verzenden

• De voorwaarde tot het in gang zetten van een herinneringsstap kan zijn  : 
  • x dagen na de vorige herinnering,
  • x dagen na de vervaldatum en na het verzenden van de vorige herinnering,
  • x dagen na de factuurdatum en na het verzenden van de vorige herinnering.     

    
    

    
    

Specifieke regels

- Wanneer je ervoor kiest om de eerste herinneringsstap x dagen na de factuurdatum te verzenden, wordt de kennisgevingstap automatisch uitgeschakeld 

- Alle stappen moeten dezelfde referentiedatum hebben om de consistentie te waarborgen.
Bijvoorbeeld: als je in herinnering 1 de factuurdatum als referentie kiest, zullen alle volgende herinneringsstappen automatisch ook de factuurdatum als referentie gebruiken.

- De herinnering wordt voorgesteld X dagen na de referentiedatum, nadat de vorige stap is uitgevoerd.
Als je ervoor kiest om de vorige stap over te slaan, kan je de optie ‘Stap om over te slaan’ activeren.

Ontvangers in cc, een kopij van je bericht  (enkel bij e-mails)

• Naast de standaardontvangers kun je extra ontvangers in kopij toevoegen als het nodig is om te escaleren of als je gewoon de informatie wilt delen.
• De ontvanger in kopij kan een gebruiker van je account zijn of een e-mailadres dat je zelf invoert.
  
  

Stap om over te slaan

• Wanneer een stap een handmatige actie vereist, zoals een telefoongesprek of een fysiek bezoek bij de klant, kan het de termijn verlengen. Om te vermijden dat het scenario wordt geblokkeerd, kun je ervoor kiezen om deze stap na X dagen over te slaan. Het scenario gaat dan automatisch verder naar de volgende stap.
  
  

Automatisch verzenden (enkel bij e-mails)

• Wanneer een stap een handmatige actie vereist, zoals een telefoongesprek of een fysiek bezoek bij de klant, kan het de termijn verlengen. Om te vermijden dat het scenario wordt geblokkeerd, kun je ervoor kiezen om deze stap na X dagen over te slaan. Het scenario gaat dan automatisch verder naar de volgende stap.
  
  

Deze functionaliteit is mogelijk niet beschikbaar in het pakket dat je hebt afgesloten. Als je er gebruik van wenst te maken, neem dan contact op met het verkoopteam via accountmanagers@clearnox.com

• Indien geactiveerd, maakt deze functionaliteit het mogelijk om automatisch alle herinneringsacties te verzenden die bij deze stap worden getriggerd..

De afzenders

Kies de afzender voor elke herinneringsstap van het type e-mail of brief.

1. Voor automatische stappen waarbij de schuifknop ‘Automatisch verzenden: Ja’ is ingesteld, moeten twee afzender-velden worden ingevuld:

• "Afzender": wordt gebruikt als je de herinnering handmatig verzendt via ‘Neem actie > Per scenario’.
• "Afzender automatische.." :wordt gebruikt wanneer de verzending automatisch gebeurt via de Clearnox-automaat.

2. Voor handmatige stappen waarbij de schuifknop ‘Automatisch verzenden’ op ‘Nee’ staat, moet het veld ‘Afzender’ worden ingevuld

Als er geen aangepaste domeinconfiguratie is ingesteld, blijft het e-mailadres van de afzender altijd noreply@clearnox.com , ongeacht welke afzender je in de lijst kiest.

Om een e-mailadres van jouw eigen domein als afzender te kunnen gebruiken, neem contact op met het verkoopteam via accountmanagerclearnox@Wolterskluwer.com  om de functionaliteit voor gepersonaliseerde domeinen te activeren.

NB : Wanneer de klant die de herinnering ontvangt op ‘Beantwoorden’ klikt, wordt zijn antwoord gestuurd naar de afzender die is ingesteld in de stap van het scenario, tenzij je een e-mailadres hebt ingesteld op de pagina Instellingen > Bijkomende opties > Instellingen E-mails, in het veld ‘Reply e-mail voor verstuurde emails’.

De nalatigheidskosten

• Als je op je account nalatigheidskosten hebt ingesteld, kun je deze via de schuifknop activeren bij bepaalde stappen van het scenario. Zo verschijnt er een kolom nalatigheidskosten op de pagina ‘Neem actie > Per scenario’ en in het klantenportaal.
• Het activeren van nalatigheidskosten in een stap van het scenario zorgt er niet voor dat deze kosten zichtbaar zijn in de herinnering die de klant ontvangt. Je moet een tag toevoegen in de tekst van het herinneringstemplate dat aan die stap van het scenario is gekoppeld.